ミーティング

英語でレポートをする際、どういうポイントを抑えてレポートするのが良いでしょうか?それを英語表現に置き換えるとどういう言い方があるでしょうか?

今回ご紹介する表現は大手オンライン英会話スクール レアジョブで実際に学んだ内容なので、みなさんも明日から使える内容になっていると思います。ぜひ参考にしてください。


良いレポートにはテンプレというか、型がある

まず英語でレポートするかどうかに関係なく、レポートには型があると思うので、簡潔なレポートで使えそうな型は何か?を考えるところからはじめてみましょう。

まずはメイントピックを定める

そのレポートを受け取る相手が誰かにもよりますが、レポートの最初はメイントピックを明記するのが良いと思います。レポートを書き出す際、

What is this report about?(このレポートは何についてのレポートか)

を明確にした方が良いでしょう。例えばアナタがIT企業に努める方であれば、こんな書き出しでレポートをするとスムーズかもしれません。

This report covers the progress of the new website launch that we are working on. Our timeline shows that we are making a good progress.

(このレポートは現在我々が取り組む新規ウェブサイトローンチに関する内容についてです。スケジュールによると私たちチームの進捗状況は良いと思います。)

次に進捗(や状況)を共有する

メイントピックとその概況を説明した後は、もう少し詳しくその状況を説明するようにしてみましょう。例えば

What has been accomplished so far?(何を達成できたのか)

こんな問いに答えることができるレポートが良いと思いますので、そのあたりを意識しましょう。先ほど例示した、新規ウェブサイトローンチに関するものを深めるとこんな感じでしょうか。

As of January 10th, we have accomplished 50% of our target. This accomplishment is way ahead of our schedule and everybody is happy about the situation. Not only that, we keep our production quality high, so we can expect high quality website with faster production speed.

(1月10日時点で目標の50%を達成しました。これは想定スケジュールをかなり前倒していおり、良い状況になります。それだけではなく、制作物のクオリティも高水準を維持しているため、高品質なウェブサイトを短納期で制作できている、ということになります)

最後に次のステップを書く

最後にこの状況を踏まえ次のアクションを明記すると、情報の受け手にも今後の流れが明確になって良さそうです。例えば

What will be the next course of action? (次のアクションプランは)

この辺りの問いに答えることをイメージしてレポートをしてみましょう。今回の例を深めるとどういう表現ができそうでしょうか。以下を参考にしてみてください。

Our next step is to make sure every project member is on the same page, so we would like to keep having production meeting everyday and see what we can do more. We will also make sure to discuss about production quality in the meeting.

(次のステップは全てのプロジェクトメンバーが状況を理解するよう努めることです。よって毎日プロダクション会議の開催を継続し、何ができるか議論をします。また制作物のクオリティについてもその会議で議題にするようにします)

いかがでしょうか?何となくイメージはつかめましたか?

レポート時に役立つ表現

それでは今日紹介した表現のうち、明日から使える便利なものを紹介していきたいと思います。

This report covers the progress of the new website launch that we are working on. Our timeline shows that we are making a good progress.

As of January 10th, we have accomplished 50% of our target. This accomplishment is way ahead of our schedule and everybody is happy about the situation. Not only that, we keep our production quality high, so we can expect high quality website with faster production speed.

Our next step is to make sure every project member is on the same page, so we would like to keep having production meeting everyday and see what we can do more. We will also make sure to discuss about production quality in the meeting.

This report covers : このレポートはXXについてカバーしています(XXについてのものです)

こういう表現をしたい時にはcoverを使うと便利です。

As of January 10th : 1月10日時点で

As of (時点で)というのもビジネス表現ではよく使いますので、ぜひ覚えておいてください。

We have accomplished : XXを達成した

達成する、という表現もビジネスではよく使うと思いますので、覚えておくと便利です。

Not only that : それだけではなくて

ある事実に加えて何かを付け加えたい時はNot only that を使うとスムーズかと思います。

Our next step is to : 我々の次のステップはXXすることです

次のアクションを明確にしたい時はこの表現が便利です。

Everybody is on the same page : 全員が状況を理解している(全員が同じページにいる)

same pageという表現が日本語では難しいところですが、要は同じように状況を理解していることを表しています。英語の会議ではこの表現が出てくるケースがよくありますので、この際に覚えておきましょう。

まとめ

いかがでしたか?今回はレポートをする際に便利な表現をご紹介しました。今日ご紹介した内容は文章でも口頭のレポートでも使えるものになりますので、自分がチャレンジできそうなものからぜひ使ってみてください。

それではまた!